Kaufmann*Kauffrau für Büroorganisation (m/w/d) {Kaufmann/-frau - Büromanagement}

Als Tochtergesellschaft der AWO AJS gGmbH bietet unser Unternehmen mit seinen rund 680 Mitarbeitenden ein umfangreiches Dienstleistungs- und Beratungsangebot für den Bereich der Sozialwirtschaft an. Unser Spektrum reicht dabei vom Catering über die Unterhaltsreinigung und hauswirtschaftliche Dienstleistungen bis hin zur Managementberatung für soziale Unternehmen. Für unsere Geschäftsstelle in Jena suchen wir Sie als engagierte und kreative Verstärkung für unser Team im Office-Management. Als Mitarbeiter*in Büroorganisation sind Sie insbesondere für die folgenden Aufgabenbereiche zuständig: a) Büroorganisation: • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs • Pflege des Wochenplans • Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und sonstigen Bedarfen der Geschäftsstelle • Erledigung der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz • Pflege der Bürogeräte wie z.B. Drucker und Telefonanlage • Organisation von Reisen und Veranstaltungen, insbesondere Durchführung von Hotelbuchungen und Organisation der Gästebewirtung • Erstellung und Pflege von Übersichten • Prüfung von Rechnungen • Erstellung und Pflege des administrativen Handbuches • Behördliches Meldewesen b) Assistenz der Gebietsleitung: • Unterstützung der Gebietsleitung im täglichen Geschäft, beispielsweise bei der Informationsbeschaffung, der Datenpflege, der Erstellung von Präsentationen oder Kalkulationstabellen sowie bei der Vorbereitung von Besprechungen • Prüfung und Freigabe von Rechnungen • Übernahme von Botengängen • Erstellung von Schreiben und Angeboten • Überwachung der Erfüllung von Verträgen • Archivierung von Serviceberichten c) Hygiene und Gesundheit: • Unterstützung bei allen Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit und -medizin • zweimal pro Woche Reinigung/Pflege der Miniküche und der Geschäftsstelle (Büroräume und Sanitäreinrichtungen) • Kontrolle von Laborberichten und -rechnungen Weiterhin gehört im Bedarfsfall auch die gegenseitige Unterstützung der anderen Fachabteilungen bei allen anfallenden Aufgaben unseres Unternehmens zu den Aufgaben unserer Mitarbeiter*innen. Ihr Profil: • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Büroerfahrungen • fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel) • ein ausgesprochenes Organisationstalent • eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit • eine ergebnisorientierte, selbständige und strukturierte Arbeitsweise Für Bewerbende, die ab dem 01.01.1971 geboren wurden, ist Voraussetzung für die Aufnahme der Tätigkeit der vorherige Nachweis des Vorliegens von mindestens zwei Masernschutzimpfungen oder einer ärztlichen Bestätigung über das Vorliegen einer ausreichenden Immunität gegen Masern (Masernschutzgesetz). Wir bieten Ihnen: • ein offenes, begeistertes und engagiertes Team • ein vielseitiges und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum • den Freiraum eigene Ideen aktiv einzubringen und umzusetzen • eine passgenaue Einarbeitung durch erfahrene Kolleg*innen • spannende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten • eine leistungsgerechte Vergütung und eine Jahressonderzahlung • betriebliche Gesundheitsförderung und betriebsärztliche Betreuung Fühlen Sie sich angesprochen und haben Sie Lust, mehr über uns zu erfahren? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Arbeitsort:

07745 Jena Deutschland

Anstellungsart:

Arbeitsplatz (sozialversicherungspflichtig)

Arbeitszeit:

Vollzeit (40.0)

Befristung:

unbefristet